GTD – ein flexibles System. Erfahrungen aus den Einführungsworkshops

Seit einigen Jahren hilft mir das von David Allen entwickelte Selbstmanagementsystem „GTD – Getting Things Done“ den beruflichen und privaten Alltag zu organisieren. Darüber hatte ich vor längerem schon hier ausführlicher geschrieben und auf Informationsquellen über GTD im Netz verwiesen.

Nachdem sich GTD bei mir bewährte – und ich hatte zuvor viele Anläufe mit anderen Ansätzen probiert, konnte aber nie etwas für mich passendes finden – gab ich meine Erfahrungen damit an Interessierte mittels kurzen Einführungen weiter. Meist sind das ca. zweistündige Präsentationen mit anschließend etwas Zeit für Nachfragen und Diskussionen. Die Einführungen fanden bisher in verschiedenen Zusammenhängen statt und es nahmen die unterschiedlichsten Personengruppen daran teil, so beispielsweise Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterinnen bei meinem Arbeitgeber, einem sozialwissenschaftlichen Institut, von der Sachbearbeitung über wissenschaftliche Fachkräfte bis zu Projektleitungen; einer Gruppe Interessierter aus dem Tauschring Bockenheim in Frankfurt, bestehend aus Kleingewerbetreibenden, Künstlerinnen und in sozialen Berufen Tätigen oder auch einer Gruppe Schülerinnen, Schüler und Studierende eines Gruppenleiterworkshops des Bund Naturschutz Hessens.

Anfänglich war ich mir sehr unsicher, ob die unterschiedlichen Ansprüche an ein Selbstmanagementsystem bei so bunt zusammengesetzten Gruppen aus den verschiedensten Arbeitsbereichen mit einem Modell zu bedienen wären, doch GTD erwies sich sehr oft für viele als passendes und sehr flexibles Planungsinstrument, das sich einfach und leicht auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassen lässt und eine gute Grundlage zur Organisation bietet. Dabei sind viele Elemente und Werkzeuge mit denen GTD arbeitet, bekannt: ToDo-Listen, Kalender und Wiedervorlage-Systeme sind oftmals schon in Gebrauch, werden aber durch GTD sinnvoller als bisher miteinander verknüpft. Dabei ist die Wahl der Art der Werkzeuge zweitrangig – GTD kann simpel mit ein paar Blättern Papier und Bleistift oder technisch aufwändig über Internet per Smartphone, ausgeklügelter Software und verankert im Firmennetzwerk für ganze Abteilungen betrieben werden.

Das ist eben die große Stärke von GTD: ein System, dass schnell und unkompliziert eingerichtet werden kann und bei Bedarf leicht mitwachsen und den Umständen entsprechend angepasst werden kann. Dabei ist vor allem der ganzheitliche Ansatz, die Tatsache, dass GTD nicht zwischen privat und dienstlichen Aufgaben und Projekten unterscheidet, für viele ein überzeugendes Argument für das Ausprobieren von GTD um sich das Leben zu vereinfachen bzw. die Arbeit sinnvoller zu strukturieren. So wie ich GTD verstehe und auch immer betone, geht es außerdem nicht darum, noch mehr in noch weniger Zeit zu erledigen, sondern den Kopf so von Planungs- und Organisationsfragen frei zu bekommen, um sich unbelastet auf die eigentliche Tätigkeit oder dem Moment einzulassen und fokussiert arbeiten – oder genießen! – zu können. Mehr Qualität statt Quantität.

Meine Bedenken, GTD sei nur für bestimmte Berufsgruppen sinnvoll – es wird im Zusammenhang mit GTD ja gerne von „Wissensarbeitern“ gesprochen -, haben sich jedenfalls als unbegründet erwiesen, und auch wenn es einzelnen Teilnehmende bei den Einführungen als ein für ihre Belange zu komplexes System erschien, einzelne Elemente fanden selbst sie für ihren Alltag sinnvoll und wollten diese übernehmen.

Mir machen diese Einführungen jedenfalls immer sehr viel Spaß und ich finde es auch für mich sehr lehrreich dadurch Einblick in die verschiedensten Berufs- und Lebensalltag zu bekommen. So lernen alle was dabei.

 

13. Juni 2011 von finnsland
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